En una oficina llena de empleados competentes, uno de los principales ladrones de la productividad es la falta de comunicación. El no enviar un correo electrónico o una nota, extraviar un archivo, esperar durante horas para ponerse en contacto con un superior o compañero de equipo porque están en una reunión son las plagas de la mala comunicación en todo el mundo.
Afortunadamente, existen formas de hacer que la comunicación de tu oficina sea más efectiva. Si estás buscando algunos consejos que harán que la comunicación en tu oficina sea más rápida, más inteligente y más efectiva, y deberías hacerlo, conoce lo siguiente:
1) Mensajería instantánea
La mensajería instantánea no solo es efectiva para los Millennials que nunca han hablado con nadie cara a cara; sino que también puede ser una gran ayuda para la productividad en casi cualquier oficina. Las aplicaciones de mensajería instantánea permiten la comunicación a larga distancia, la transferencia de archivos y más.
Estos servicios son más que solo mensajes de texto glorificados: ya que logran clasificar y distinguir todas las comunicaciones importantes de la oficina y proporcionan una fuente fácil para las interacciones.
2) Encuentros uno a uno con tu equipo
Te sorprenderá de lo mucho que aprenderás sobre las operaciones de tu equipo cuando te tomes un tiempo para reunirte cara a cara con los miembros del mismo. Puede parecer una molestia al principio, pero el valor de una reunión individual con tus empleados abre muchas puertas para una mejor productividad.
Una reunión como esta te dará una idea más clara de cómo es un día promedio para tus empleados, y te mostrará los mayores culpables de robo de tiempo en sus días. La mayoría de los empleados no pierden el tiempo a propósito, pero pueden tener algo que puedan mejorar, lo que ahorrará dinero a la empresa.
3) Reunirse en equipo
Como en el caso de las reuniones individuales, las reuniones de equipo no deben ser excesivas, o corre el riesgo de volverse improductivo debido al exceso de comunicación.
Sin embargo, cuando tengas reuniones de equipo, tómate un minuto para preguntarle a tu equipo o departamento qué piensan que podría mejorar la productividad de la oficina. (Afortunadamente, no dicen "menos reuniones").
Esta comunicación te permite obtener información, encontrar hilos comunes entre los empleados que te indicarán cómo puedes mejorar tu oficina. De hecho, estas reuniones a menudo muestran cómo puedes mejorar como gerente.
4) Incluir a otros departamentos
Cuando te reúnas con tu equipo, es una buena idea que un representante de otro departamento forme parte de esa reunión. Si sabes que tu trabajo está influenciado por otro departamento, trae a su gerente y habla con ellos y con tu equipo sobre cómo mejorar la comunicación con su departamento. Ellos pueden llevar esta retroalimentación a su equipo, y viceversa.
5) Demasiado es mejor que muy poco
Si bien la comunicación desmedida puede dañar una oficina, es mejor equivocarse en exceso con la comunicación en lugar de que exista una comunicación insuficiente. No corras el riesgo de que te pasen por alto algo importante solo porque no quisiste que sonara como una regañina.
Tus habilidades de comunicación individual son vitales aquí, ya que tendrás que encontrar formas de comunicarte con tu equipo sin desalentarlas, pero debes saber que, en un entorno en el que todo el mundo tiene mucho en su plato, a veces es útil decir algo más que una vez.
6) Saber cuándo hablar y cuándo escribir
En la oficina ideal, se debe lograr un equilibrio perfecto entre la comunicación verbal y la escrita. Una buena regla general es asegurarse de que todas las políticas y procedimientos se pongan por escrito, pero también que los empleados tengan acceso personal cuando tengan preguntas.
No cuentes con que las personas recordarán una nueva política a menos que puedan verla y hacer referencia a ella, y no permitas que tu consejo sea malinterpretado como resultado de un correo electrónico apresurado. A menudo, es más rápido tener estas conversaciones cara a cara.
7) Implementar sugerencias y mejoras
La mejor manera de matar la comunicación es ignorarla. Si recibes comentarios que consideras valiosos, se proactivo en su implementación. Si tu equipo acude a ti, individualmente o en grupo, con maneras de cómo mejorar la comunicación, lo más valioso que puedes hacer es comenzar a encontrar formas de mejorarla.
No hay motivo para que la mala comunicación acabe con la productividad de una oficina, y es tu responsabilidad asegurarte de que se pierda tan poco tiempo y dinero como sea posible.
Edith Gómez es editora en Gananci, apasionada del marketing digital, especializada en comunicación online. Se niega a irse a la cama cada noche sin haber aprendido algo nuevo. Le inquietan las ideas de negocio y, más aún, aportar una mirada creativa al pequeño mundo en el que vivimos.
Twitter: @edigomben
